今天的組織比以往任何時候都有更多關于員工的數(shù)據(jù)，可訪問信息的數(shù)量和種類也在不斷增長。這一轉變的背后有兩個關鍵驅動因素。

首先，可獲取的數(shù)據(jù)數(shù)量在過去幾年里大大增加。組織在迅速轉向遠程或混合工作辦公時，創(chuàng)造了新的可以監(jiān)控和跟蹤的數(shù)字工作渠道。（可以想想Slack上的消息，而不是走廊里的對話。）高德納（Gartner）2022年的一項調查發(fā)現(xiàn)，51%的組織現(xiàn)在正在收集疫情前沒有收集的數(shù)據(jù)：26%的組織在過去三年中開始記錄電子郵件活動，21%的組織現(xiàn)在會處理員工最常談論和工作使用的數(shù)據(jù)，15%的組織已經開始分析虛擬會議的數(shù)據(jù)。

其次，組織在2023年將面臨更高水平的員工健康和福 祉責任。例如， 2019 年時個人的健康數(shù)據(jù)可能被認為是非常隱私的，但到 2021 年，員工會定期分享有關新冠或疫苗接種的信息，這是一項基本的就業(yè)要求。

【資料圖】

更廣泛地說，高德納的研究表明，82%的員工希望他們的組織把他們當作一個人，而不僅僅是員工來對待。從家庭和照顧責任，到心理健康需求，這些有效的個人支持需要數(shù)據(jù)可能會引發(fā)一些非?，F(xiàn)實的隱私問題。

由于有更多獲取個人數(shù)據(jù)的機制，和更多利用個人數(shù)據(jù)的動機，組織需要更好的指導方針，特別是在這種趨勢已經引起越來越多監(jiān)管審查的情況下。

但是公平、透明地處理員工數(shù)據(jù)不僅是一項合規(guī)要求，也是建立基于信任的伙伴關系的第一步，員工和雇主都需要在這個更復雜的數(shù)據(jù)環(huán)境中發(fā)展。高德納2021年的一項分析顯示，信任組織數(shù)據(jù)的員工，比不信任的員工表現(xiàn)要高出20%，而且更有可能留在工作崗位上。當員工在數(shù)據(jù)收集和使用方面成為合作伙伴而不僅僅是對象時，每個人都會更好地工作。

員工應該擁有哪些數(shù)據(jù)權利？

員工數(shù)據(jù)權利法為組織提供了一套基本原則，即便技術或業(yè)務需求發(fā)生變化，也可以指導企業(yè)收集和使用員工數(shù)據(jù)。雖然工作場所可能會受到不同的監(jiān)管或技術限制，但對于如何利用有關員工的信息，企業(yè)可以遵循下面四個基本原則:

目的權： 組織對收集的所有數(shù)據(jù)，要有合法和特定的商業(yè)目的。目的權意味著組織在實際收集數(shù)據(jù)前，明確定義了要求員工提供數(shù)據(jù)的原因。雇主應該思考為什么要收集新數(shù)據(jù)，將如何處理這些數(shù)據(jù)，以及為了實現(xiàn)核心目的，需要將這些數(shù)據(jù)保留多長時間。

明確目的權既能與員工建立信任，又能避免分析團隊收集和存儲沒有實際價值的數(shù)據(jù)。這樣還可以防止?jié)撛诘牟坏赖率褂们闆r。例如，如果組織在通過監(jiān)控員工足跡保證辦公空間的有效利用，那么如果與管理人員共享數(shù)據(jù)，根據(jù)員工離開辦公桌的時間來評估績效，就會違反目的權。組織可以重復利用已有數(shù)據(jù)，但新的目的應該明確定義，并與員工坦誠溝通。例如，一家公司最初開始監(jiān)控員工的日歷數(shù)據(jù)，是為了幫助他們確定何時開放辦公空間，后面也可能會發(fā)現(xiàn)，同樣的數(shù)據(jù)還可以幫助管理人員預防團隊會議過載。

最小化權： 組織只會收集為有效實現(xiàn)合法商業(yè)目的所需的數(shù)據(jù)。一旦定義了特定的商業(yè)目的，最小化權就會要求組織將收集的數(shù)據(jù)，限制在真正必要的范圍內。這意味著要嚴格評估組織收集了多少數(shù)據(jù)，以及數(shù)據(jù)的敏感度。例如，如果組織想要跟蹤遠程工作員工的效率，可以利用核心工作應用程序的使用數(shù)據(jù)，而不是依賴于監(jiān)控員工網(wǎng)絡的攝像頭等更有侵入性的方法。

要做到這一點，有時需要判斷哪些數(shù)據(jù)“有了也不錯”，哪些數(shù)據(jù)是成功的關鍵。隨著依賴大量高質量數(shù)據(jù)的人工智能工具越來越普遍和強大，這個問題尤為重要。最小化權意味著考慮額外的信息是否會讓你的組織更有效，以及這是否有超出員工信任的風險。

公平權： 組織將以加強員工公平的方式使用數(shù)據(jù)。雇主和雇員間有效的數(shù)據(jù)合作關系的核心，是保證雙方都能從收集的數(shù)據(jù)中受益。隨著組織越來越多地使用包括與健康、家庭責任、地點、種族和性別認同等敏感數(shù)據(jù)，來更好地支持員工或實現(xiàn)多樣性和包容性目標，決策過程中出現(xiàn)有意或無意識偏見的風險也在增加。組織可獲得的新的大量數(shù)據(jù)應該加強——而不是限制——獲取、機會和待遇的平等。

落實公平權最有效的方法，是從一開始就將其納入決策過程。在我們合作的一家國際零售公司，人力資源部門不會等聘用后才評估員工的多樣性。他們使用了強大的數(shù)據(jù)分析，來確保求職者的多樣性，然后在候選人篩選、面試和選擇階段重新評估。組織還會培訓領導者發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中可以體現(xiàn)偏見的地方，并為管理人員提供分析儀表板，以監(jiān)控招聘和留職的持續(xù)趨勢。

知情權： 組織要向員工明確數(shù)據(jù)的使用目的。知情權是其他權利發(fā)揮作用的關鍵。這意味著員工要了解自己的哪些數(shù)據(jù)被收集，是如何被使用的，以及在可能的情況下如何訪問這些信息。沒有知情權，員工的信任程度和對公平的看法就不會改變。

也就是說，員工可以輕易明白自己的權利得到了尊重。企業(yè)要有一個可靠的溝通計劃，包括量身定制的溝通，來保證信息與員工的職位及經歷相關。例如，當出于多樣性、平等和包容性（DEI）目的，收集潛在敏感的個人認知數(shù)據(jù)時，組織執(zhí)行領導可能需要在全公司范圍傳達信息，以加強組織對DEI的承諾，并解釋會如何使用數(shù)據(jù)，在員工資源部門進行更有針對性的溝通，說明基于數(shù)據(jù)的DEI決策，將如何使他們受益。所有關于員工數(shù)據(jù)的溝通都應該簡單、及時，并通過易于訪問和使用的溝通渠道進行傳遞。

反饋也是知情權的重要部分。員工應該有提出問題和報告擔憂的機制。當然，在雇主與雇員的關系中，有些數(shù)據(jù)不應該被共享，比如績效評估數(shù)據(jù)或健康記錄。數(shù)據(jù)不共享時，也要明確這一點。

具體實踐

雇員數(shù)據(jù)權利法不應該是一個抽象原則。組織應該編纂并共享自己的員工數(shù)據(jù)使用權列表，并根據(jù)具體情況添加上述四個核心概念。對于相關做法，荷蘭的烏得勒支市提供了一個范例。他們公開發(fā)布了自己的數(shù)字價值觀，并承諾會通過政策維護這些價值觀。

領導者還應負責落實員工數(shù)據(jù)權。與我們合作的一家金融服務組織建立了一個專門的內部任務小組，以確保在員工使用數(shù)據(jù)時，實現(xiàn)商業(yè)利益和個人隱私的適當平衡。其他組織也成立了數(shù)據(jù)道德委員會，其中包括了人力資源和員工代表，并會定期咨詢內部專家，審核他們處理員工數(shù)據(jù)的方法。

隨著技術的進步和員工期望的轉變，個人數(shù)據(jù)和員工數(shù)據(jù)間的界限將繼續(xù)模糊。始終如一地執(zhí)行和透明地溝通員工數(shù)據(jù)權利法案，將幫助組織釋放數(shù)據(jù)資源的全部潛力，給予員工個人支持，并實現(xiàn)其業(yè)務目標。

凱琳·洛馬斯特（Kaelyn Lowmaster）、喬納·謝普（Jonah Shepp）| 文

凱琳·洛馬斯特是高德納人力資源實踐研究主管。她專注于未來工作，包括未來戰(zhàn)略發(fā)展的所有領域，重點關注新興技術對工作和勞動力的影響。喬納·謝普是高德納人力資源部門的高級負責人，是《高德納人力資源領袖月刊》（Gartner HR Leaders Monthly）的編輯，雜志內容涵蓋人力資源最佳實踐，從人才獲取和領導力到總獎勵和未來工作。作為一名頗有成就的作家和編輯，他的作品曾出現(xiàn)在許多出版物上，包括《紐約雜志》（New York）、《政客雜志》（Politico Magazine）、《智族》（GQ）和Slate。

賈慧娟 | 譯 時青靖 | 校 孫燕 | 編輯

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